Polityka prywatności
Jak gromadzimy, wykorzystujemy i chronimy dane osobowe.
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Lotus Global Traders Sp. z o.o. („Lotus Global Traders”, „my”) przetwarza dane osobowe odwiedzających i kontaktów biznesowych, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) i obowiązującym prawem polskim. Strona jest przeznaczona dla klientów biznesowych (B2B).
1. Administrator danych
Lotus Global Traders Sp. z o.o.
ul. Majora Hubala 54, 95-054 Wola Zaradzyńska, Polska
KRS 0001272040 · NIP 7312099874 · REGON 545916949
E-mail: info@lotusglobaltraders.com
Telefon / WhatsApp: +48 798 784 349
2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej
| Sytuacja | Dane | Cel | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Zapytanie ofertowe lub formularz kontaktowy | Firma, imię i nazwisko, e-mail, telefon, dane produktu i zamówienia, wiadomość | Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes polegający na odpowiadaniu na zapytania biznesowe) |
| Komunikacja e-mailem, telefonicznie lub przez WhatsApp | Imię i nazwisko, dane kontaktowe, treść wiadomości i przesyłane pliki | Obsługa zapytania i prowadzenie relacji biznesowej | Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO |
| Wykonanie umowy | Dane firmy i kontaktowe, dane dostawy i fakturowania, zapisy płatności | Realizacja zamówień, fakturowanie, dostawa, reklamacje jakościowe | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Obowiązki księgowe i podatkowe | Dane z faktur i dokumentów księgowych | Wypełnianie ustawowych obowiązków przechowywania | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Roszczenia i obrona praw | Odpowiednia korespondencja i dokumentacja zamówień | Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń prawnych | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Wiadomości marketingowe do kontaktów biznesowych | Imię i nazwisko, służbowy adres e-mail | Przesyłanie informacji o naszej ofercie, wyłącznie tam, gdzie jest to dozwolone | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub Państwa zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a |
| Działanie i bezpieczeństwo strony | Adres IP, dane przeglądarki i logi żądań przetwarzane przez naszego dostawcę hostingu | Bezpieczne udostępnianie strony i zapobieganie nadużyciom | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy odpowiedzieć na zapytanie ani zrealizować zamówienia.
3. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania, które nie prowadzą do zawarcia umowy: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że poproszą Państwo o wcześniejsze usunięcie.
- Dokumenty umowne i księgowe: przez okres wymagany przez polskie prawo podatkowe i rachunkowe (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
- Dane potrzebne w razie ewentualnych roszczeń: do upływu terminu przedawnienia.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody: do czasu jej wycofania.
4. Kto otrzymuje Państwa dane
Dane udostępniamy wyłącznie w niezbędnym zakresie podmiotom związanym obowiązkiem poufności i umowami powierzenia przetwarzania: dostawcy hostingu strony (Cloudflare), usłudze przekazywania formularzy (Web3Forms), która przesyła wiadomości z formularzy do naszej skrzynki, dostawcy poczty e-mail (Microsoft 365), narzędzi IT i komunikacji (w tym WhatsApp, obsługiwany przez Meta), doradcom księgowym i prawnym, bankom i dostawcom usług płatniczych, spedytorom, agentom celnym i firmom inspekcyjnym (wyłącznie dane dostawy i kontaktowe potrzebne do zamówienia) oraz organom publicznym, gdy wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych osobowych.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy dostawcy (np. WhatsApp / Meta) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach opieramy się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. unijno-amerykańskie Ramy Ochrony Danych) lub na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Przesyłki z Indii i Bangladeszu mogą wymagać przekazania partnerom logistycznym i agentom celnym minimalnych służbowych danych kontaktowych odbiorcy.
6. Państwa prawa
Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz marketingu bezpośredniego), przenoszenia danych oraz wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Aby skorzystać z tych praw, prosimy o e-mail: info@lotusglobaltraders.com.
Mogą Państwo również złożyć skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska, uodo.gov.pl.
7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego wobec Państwa skutki prawne.
8. Pliki cookie
Informacje o plikach cookie i podobnych technologiach znajdują się w naszej Polityce cookies.
9. Bezpieczeństwo
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe, w tym szyfrowane połączenia (HTTPS), kontrolę dostępu oraz ograniczenie dostępu do danych tylko do osób, które ich potrzebują.
10. Zmiany
Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą politykę. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą.